Sekretär/in im Dienst für Primärmedizin - 50%

Sie unterstützen den Chefarzt und seine Assistentin bei der administrativen Verwaltung und Organisation des Dienstes in den klinischen, akademischen und Forschungsbereichen, indem Sie die Schnittstelle zwischen den verschiedenen Fachbereichen sicherstellen.

Sie organisieren Sitzungen und Kolloquien unter Verwendung der institutionellen elektronischen Kalender. Sie bereiten die Dossiers der verschiedenen Dienstprojekte vor, verfolgen diese und archivieren sie, verfassen Sitzungsprotokolle und koordinieren die Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen.

Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie die administrativen Tätigkeiten selbstständig und erfolgreich durch, insbesondere die Dienstplanverwaltung (VRH), die Nachverfolgung und Übermittlung von Beurteilungen sowie Personalverpflichtungen im Zusammenhang mit den Projekten des Dienstes. Sie stellen die ordnungsgemäße Verwaltung der Abrechnungen und Rückerstattungen für Forschungs- und Ausbildungsaktivitäten sicher, die Übermittlung von Kongressen und Kolloquien an das medizinische Personal oder auch die Überwachung des dem Dienst und den Projekten des Chefarztes zugewiesenen Budgets.

Sie zeigen Proaktivität bei der Erledigung der logistischen Aufgaben, die sich aus dem Sekretariatsalltag ergeben, wie zum Beispiel Bestellungen, das Verfassen von Briefen, Anfragen für Einstellungen, Rückerstattungen oder Ausbildungen.

Innerhalb des Teams entwickeln Sie eine enge Verbindung zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Dienstes und gewährleisten die Kontinuität im Sekretariat bei Abwesenheiten. Allgemeiner gesagt macht Sie Ihr Sinn für Service zu einer agilen und diplomatischen Person.

Sie verfügen über einen EFZ als Kaufmann/Kauffrau oder über ein Diplom als medizinische/r Sekretär/in oder über einen als gleichwertig erachteten Titel.

Sie arbeiten selbstständig und verfügen über eine erfolgreiche Erfahrung in einem vielseitigen Sekretariat.

Sie beherrschen die französische Sprache perfekt in Wort und Schrift und verfügen über eine nachgewiesene Schreibfähigkeit. Die medizinische Terminologie ist für Sie leicht verständlich. Die Beherrschung der englischen Sprache auf Niveau B1 oder Deutsch ist ein echtes Plus.

Im Umgang mit der Informatik sind Sie versiert und weisen ein ECDL Advanced Niveau für Word nach oder sind bereit, die entsprechende Ausbildung zu absolvieren.

Sie sind teamorientiert und haben die Fähigkeit, in einem Gemeinschaftsbüro mit mehreren Sekretärinnen und Sekretären zu arbeiten.

Sie verfügen zudem über die Werkzeuge, um unvorhergesehenen Ereignissen zu begegnen, und bewältigen daher Stresssituationen problemlos und proaktiv. Schließlich zeichnen Sie sich durch einen ausgeprägten Sinn für Diskretion und Vertraulichkeit aus.

• Stellenantritt: So bald wie möglich
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 50%
• Funktionsklasse: 10 oder 11 (je nach Voraussetzungen)
• Vertrag: CDI
• Bewerbungsfrist: 13.11.2026
• Auskunft: Mme S. Tankhimovitch, secrétaire du médecin-chef de service, samila.tankhimovitch@hug.ch (mailto:samila.tankhimovitch@hug.ch)

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Mit dem Wunsch, zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit beizutragen, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt kommen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail werden nicht bearbeitet.

Mit mehr als 13'000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um unseren Rückblick 2025 anzusehen, indem Sie hier klicken (https://www.youtube.com/watch?v=p8kVMJchPR0).

Die Abteilung für Gemeinschaftsmedizin und Primärmedizin (https://www.hug.ch/departement-medecine-premier-recours) (DMCPR) hat die gesellschaftliche Mission, den Zugang zu einer qualitativ hochwertigen Versorgung für alle durch eine medizinische Versorgung in der Nähe zu ermöglichen, die Versorgung von leichten medizinischen und chirurgischen Notfällen sicherzustellen, die Prävention bei den Bürgerinnen und Bürgern zu fördern, medizinisches Wissen für gerichtliche Untersuchungen beizutragen und die Gesundheit von Reisenden und Reisenden zu fördern.

Der Dienst für Primärmedizin gewährleistet die ambulante Versorgung von erwachsenen Patientinnen und Patienten im Bereich der Primärmedizin. Dieser Dienst bietet der Bevölkerung auch ambulante Notfallmedizin an. Im Rahmen der Aufgaben von allgemeinem Interesse der HUG bietet er den Zugang zur Versorgung für Bevölkerungsgruppen, die aufgrund ihres Alters, ihres sozialen, wirtschaftlichen oder rechtlichen Status (Asylsuchende und Asylwerber, Personen mit nicht eingetretenen Verfahren, illegale Migranten, Gefangene), oder aufgrund ihrer Lebensgewohnheiten benachteiligt sind; bei Bedarf gewährleistet der Dienst für Primärmedizin auch die Kontinuität ihrer Versorgung.