Medizinische/r Sekretär/in in der Abteilung für Immunologie und Allergologie - 80%

Unternehmensbeschreibung ##

Mit mehr als 13'000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um die Höhepunkte des Jahres 2025 zu entdecken, indem Sie hier klicken.

Die Abteilung für Immunologie und Allergologie ist dem Departement der Medizin angegliedert und beteiligt sich an der diagnostischen und therapeutischen Versorgung von Patientinnen und Patienten, die an akuten und chronischen immunologischen und allergischen Erkrankungen leiden.

Stellenbeschreibung ##

Innerhalb des Sekretariats der Abteilung für Immunologie und Allergologie, das derzeit aus drei medizinischen Sekretärinnen besteht, ist es Ihre Aufgabe, die tägliche Arbeit im Zusammenhang mit der Tätigkeit der leitenden Ärzte sowie der Oberärzte und der Internisten der Allergologie-Einheit selbstständig zu organisieren und sicherzustellen.

Dank Ihrer ausgeprägten zwischenmenschlichen Fähigkeiten empfangen, informieren und orientieren Sie die Patientinnen und Patienten, die sich in der Allergologie vorstellen, und verwalten die eingehenden Telefonanrufe.

Sie organisieren die Konsultationen, indem Sie den elektronischen Kalender der Ärzte verwalten und die Patientenakten vorbereiten. Bei Bedarf programmieren Sie ergänzende medizinische Untersuchungen, holen die medizinischen Berichte ein und kümmern sich um die Allergiepässe.

Sie stellen zudem die Verwaltung und Nachverfolgung von Versicherungsanfragen (DRM) sicher, die Verwaltung der ADR AC (Bern) Laborprogrammierungen, die Verwaltung von Anträgen auf soziale Kostengutsprachen sowie die zu exportierenden Kapillarskopie-Untersuchungen in DPI.

Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie die administrativen Tätigkeiten im Zusammenhang mit Ihrer Funktion, wie die Nachverfolgung von Patientenakten, die Verwaltung der Post und der elektronischen Nachrichten, selbstständig und erfolgreich aus.

Sie zeigen Proaktivität bei der Erledigung der logistischen Aufgaben, die mit dem Leben eines Sekretariats verbunden sind, wie dem Empfang, dem Sortieren, der Verteilung und/oder der Nachverfolgung von Papierpost und Bestellungen sowie dem Scannen und Archivieren verschiedener Dokumente.

Innerhalb des Teams entwickeln Sie eine enge Verbindung zu Ihren Kolleginnen im medizinischen Sekretariat (Sicherstellung der Dienstkontinuität bei Abwesenheiten) sowie zum medizinisch-pflegerischen Team. Allgemeiner gesagt macht Sie Ihr Sinn für Service zu einer agilen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit der Institution zur Verfügung zu stellen, um je nach Bedarf in verschiedenen Diensten zu arbeiten.

Qualifikationen ##

Sie verfügen über einen CFC als Kaufmann/Kauffrau oder über ein Diplom als medizinische/r Sekretär/in oder eine als gleichwertig erachtete Ausbildung.

Sie verfügen über eine erfolgreiche Erfahrung in einer ähnlichen Position innerhalb eines medizinischen Sekretariats.

Sie haben sehr gute Kenntnisse der IT-Tools (ECDL advanced Zertifizierung für Word und Standard für Excel), idealerweise auch der bei den HUG geltenden institutionellen Software (DPA, DPI, GRECO 2, OPALE).

Sie beherrschen die französische Sprache perfekt in Wort und Schrift und verfügen über eine nachgewiesene Schreibfähigkeit. Die medizinische Terminologie ist für Sie leicht verständlich. Englischkenntnisse sind ein Vorteil.

Mit einem guten Teamgeist sind Sie in der Lage, in einem Großraumbüro mit mehreren Sekretärinnen zu arbeiten. Bei einem guten Organisationsvermögen und Sinn für Prioritäten sind Sie eine selbstständige, gewissenhafte und präzise Person bei den Ihnen übertragenen Aufgaben.

Sie verfügen zudem über die Werkzeuge, um unvorhergesehenen Ereignissen zu begegnen und so Stresssituationen problemlos zu bewältigen.

Schließlich zeichnen Sie sich durch einen ausgeprägten Sinn für Vertraulichkeit aus.

Zusätzliche Informationen ##

• Stellenantritt: 01.01.2027
• Anzahl der Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 80%
• Funktionsklasse: 11 (10, wenn keine ECDL-Zertifikate vorhanden sind)
• Vertrag: CDI
• Bewerbungsfrist: 11.11.2026
• Auskünfte: Mme C. Seilaz, cheffe de secrétariat, tél. 022 372 96 94

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Im Bestreben, zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit beizutragen, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Nur Bewerbungen, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden, werden berücksichtigt. Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht bearbeitet.