Medizinische/r Sekretär/in in der Abteilung für Immunologie und Allergologie - 80%

Innerhalb des Sekretariats der Abteilung für Immunologie und Allergologie, das derzeit aus drei medizinischen Sekretärinnen besteht, besteht Ihre Aufgabe darin, die tägliche Arbeit im Zusammenhang mit der Tätigkeit der leitenden Ärzte sowie der Oberärzte und Internisten der Allergologie-Einheit selbstständig zu organisieren und sicherzustellen.

Dank Ihrer zwischenmenschlichen Kompetenz empfangen, informieren und leiten Sie die Patientinnen und Patienten in der Allergologie und bearbeiten die eingehenden Telefonanrufe.

Sie organisieren die Konsultationen, indem Sie die elektronische Agenda der Ärzte verwalten und die Patientenakten vorbereiten. Bei Bedarf planen Sie ergänzende medizinische Untersuchungen, holen die medizinischen Berichte ein und kümmern sich um die Allergiepässe.

Sie übernehmen zudem die Verwaltung und Nachverfolgung von Versicherungsanträgen (DRM), die Verwaltung der ADR AC (Bern) Laborplanungen, die Verwaltung von Anträgen auf soziale Kostengutsprachen sowie die in DPI zu exportierenden Kapillarskopie-Untersuchungen.

Während Sie auf verschiedene Anfragen reagieren, führen Sie die mit Ihrer Funktion verbundenen administrativen Tätigkeiten wie die Nachverfolgung von Patientenakten, die Verwaltung der Korrespondenz und der elektronischen Nachrichten selbstständig aus.

Sie zeigen Proaktivität bei der Ausführung logistischer Aufgaben, die aus dem Sekretariatsbetrieb resultieren, wie dem Empfang, dem Sortieren, der Verteilung und/oder der Nachverfolgung von Papierpost und Bestellungen sowie dem Scannen und Archivieren verschiedener Dokumente.

Innerhalb des Teams entwickeln Sie eine enge Verbindung zu Ihren Kolleginnen im medizinischen Sekretariat (Sicherstellung der Dienstkontinuität bei Abwesenheiten) sowie zum medizinisch-pflegerischen Team. Allgemeiner gesagt macht Sie Ihr Servicebewusstsein zu einer agilen Person, die bereit ist, ihre Vielseitigkeit der Institution zur Verfügung zu stellen, um je nach Bedarf in verschiedenen Diensten zu arbeiten.

Sie verfügen über einen CFC als Kaufmann/-frau oder über ein Diplom als medizinische/r Sekretär/in oder eine als gleichwertig erachtete Ausbildung.

Sie verfügen über eine erfolgreiche Erfahrung in einer ähnlichen Position in einem medizinischen Sekretariat.

Sie haben sehr gute Kenntnisse der IT-Tools (ECDL advanced Zertifizierung für Word und Standard für Excel), idealerweise auch der bei den HUG geltenden institutionellen Software (DPA, DPI, GRECO 2, OPALE).

Sie beherrschen das Französische in Wort und Schrift perfekt und verfügen über eine nachgewiesene Schreibfähigkeit. Die medizinische Terminologie ist für Sie leicht verständlich. Englischkenntnisse sind ein Vorteil.

Mit einem guten Teamgeist sind Sie in der Lage, in einem Gemeinschaftsbüro mit mehreren Sekretärinnen zu arbeiten. Bei gutem Organisationsvermögen und einer klaren Prioritätensetzung sind Sie eine selbstständige, gewissenhafte und präzise Person bei den Ihnen übertragenen Aufgaben.

Sie verfügen zudem über die Werkzeuge, um Unvorhergesehenes zu bewältigen und Stresssituationen somit problemlos zu meistern.

Schließlich zeichnen Sie sich durch ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein hinsichtlich der Vertraulichkeit aus.

• Stellenantritt: 01.01.2027
• Anzahl Stellen: 1
• Beschäftigungsgrad: 80%
• Funktionsklasse: 11 (10, falls keine ECDL-Zertifikate vorhanden sind)
• Vertrag: CDI
• Bewerbungsschluss: 11.11.2026
• Auskünfte: Mme C. Seilaz, cheffe de secrétariat, tél. 022 372 96 94

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Zeugnisse sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten.

Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer.

Um einen Beitrag zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit zu leisten, fördern die HUG Bewerbungen, die vom kantonalen Arbeitsamt stammen.

Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die über die Rekrutierungsplattform eingereicht werden. Bewerbungen per Post oder E-Mail werden nicht bearbeitet.

Mit mehr als 13'000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um die Höhepunkte des Jahres 2025 zu entdecken, indem Sie hier klicken (https://www.youtube.com/watch?v=p8kVMJchPR0).

Die Abteilung für Immunologie und Allergologie ist dem Departement de médecine (http://www.hug.ch/departement-medecine) unterstellt und beteiligt sich an der diagnostischen und therapeutischen Versorgung von Patientinnen und Patienten, die an akuten und chronischen immunologischen und allergischen Erkrankungen leiden.